Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng dành cho dân văn phòng phục vụ công việc của mình nhưng dường như việc soạn thảo văn bản là thân quen nhất. Đánh máy và tạo lập văn bản thì ai cũng biết nhưng để cho chuẩn và chuyên nghiệp hơn thì không phải ai cũng thật sự thành thạo. Mời bạn xem qua những kỹ năng soạn thảo văn bản nhỏ sau đây, biết đâu sẽ giúp ích rất nhiều trong tương lai đấy!
Hạn chế tối thiểu những lỗi sai thông thường
Trong công việc, chúng ta sẽ khó tránh khỏi những sai sót. Đặc biệt khi soạn thảo văn bản, tập cách gõ đúng chính ta là bước đầu tiên để cho thấy sự chuyên nghiệp của bạn. Lỗi sai về chính tả, đặt dấu câu, cách trình bày tưởng chừng như đơn giản lại làm cho người đọc hiểu sai ý nghĩa của nó. Do đó, khi soạn thảo xong, bạn nhớ rà soát, kiểm tra lại văn bản để chắc chắn là mình không mắc phải lỗi sai cơ bản nào hết nhé!
Thêm một điểm cần phải lưu ý là đôi lúc nếu không để ý, chúng ta sẽ gặp phải các lỗi sai trong quy tắc sử dụng dấu câu. Mỗi loại dấu câu sẽ có một chức năng và truyền tải một ý nghĩa khác nhau nên mọi người phải tìm hiểu kỹ trước khi sử dụng. Đôi lúc nội dung văn bản rất hay nhưng việc dùng sai dấu câu sẽ giảm tác dụng nhấn mạnh hoặc những điểm nổi bật.
Chọn font chữ phù hợp, kích thước và màu sắc đúng tiêu chuẩn
Bạn nghĩ rằng một văn bản chuyên nghiệp chỉ cần nội dung là đủ? Không đâu, khi soạn thảo văn bản, một font chữ phù hợp với văn phong sẽ là một điểm cộng lớn ấn tượng người đọc, qua đó cũng truyền đạt đúng thông điệp của nó hơn.
Đối với ứng dụng soạn thảo văn bản MS Word thì bạn hoàn toàn có thể yên tâm vấn đề này vì nó đã cung cấp cho người dùng một kho tàng lớn với đa dạng các font chữ. Mỗi font chữ sẽ có những đặc điểm, nét đẹp khác nhau và phù hợp cho từng loại văn bản. Ví dụ những văn bản mang tính chất hành chính thì bạn không thể nào sử dụng những font chữ quá kiểu cách, hoa văn. Ngược lại với những văn bản hóm hỉnh, thì nên dùng những font chữ cách điệu, đẹp mắt một chút.
Có một ưu điểm khi chúng ta soạn thảo văn bản bằng MS Word đó chính là người viết có thể chủ động thay đổi kích cỡ chữ và định dạng lại màu sắc văn bản nhằm thu hút người đọc hơn. Tuy nhiên, bạn không nên lạm dụng quá nhiều sự thay đổi trong cùng một văn bản vì sẽ dẫn đến việc phản tác dụng và nhức mắt cho người đọc.
Bên cạnh đó, người viết nên tận dụng những định dạng khác như in đậm, in nghiêng, gạch chân để làm nổi bật những điểm mà mình muốn nhấn mạnh trong văn bản. Một văn bản chuyên nghiệp là văn bản biết cân đối các yếu tố này với nhau mà vẫn hài hòa, không lạm dụng.
Lưu ý cách sử dụng hình ảnh trong văn bản
Kỹ năng soạn thảo văn bản tốt sẽ giúp bạn trình bày đúng những suy nghĩ, nội dung muốn truyền đạt. Nếu đặt vị trí là một người đọc văn bản thì bạn có còn hứng thú, chăm chú vào một văn bản chỉ toàn chữ là chữ. Chắc chắn là không thể nào, chúng ta sẽ bị rối mắt và ngại đọc hết dù nội dung có đầu tư đến như thế nào. Vì thế, để bài viết được sinh động và hấp dẫn người đọc hơn, bạn nên chèn thêm hình ảnh vào những nơi thích hợp, nhờ đó mà người đọc sẽ dễ hình dung vào bài viết hơn.
Mách nhỏ cho bạn nếu muốn chèn hình ảnh vào Word, bạn nên chỉnh ảnh ở giữa, kèm theo vài dòng chú thích mô tả ngắn bên dưới. Nhờ đó mà bài viết của bạn sẽ được chỉnh chu, trình bày cũng đẹp mắt hơn khi hài hòa giữa nội dung và hình thức. Tuy nhiên thì bất kể vấn đề nào cũng vậy, bạn hãy cân nhắc sử dụng chúng một cách hợp lý và không nên lạm dụng.
Nên chia nhỏ văn bản thành nhiều đoạn và đặt tiêu đề
Với những văn bản dài nhưng lại có chứa rất nhiều nội dung chính, thì một lưu ý mà người soạn thảo văn bản cần phải biết đó chính là nên chia văn bản lớn thành các đoạn nhỏ. Trong đó mỗi đoạn đều thể hiện một nội dung riêng, điều này giúp cho người đọc dễ dàng tiếp thu thông tin đang được truyền tải. Và cách đặt tiêu đề cho văn bản cũng vô cùng quan trọng. Tiêu đề là bước đầu tiên để thu hút người đọc ở lại hay rời đi. Vì vậy mà bạn hãy học cách đặt tiêu đề thật hấp dẫn vào nhé!
Ngắt trang cũng là một nghệ thuật
Học cách ngắt trang cũng chính là giúp cho văn bản của bạn trông chuyên nghiệp hơn. Nếu như văn bản của bạn có độ dài đủ để chia ra thành các chương, thì việc ngắt trang là cách tốt nhất để quản lý và định dạng chúng. Mỗi chương nên cách nhau một khoảng trống nhỏ hoặc cả trang trống. Như vậy văn bản sẽ được tăng sự mạch lạc và hấp dẫn lên rất nhiều.
Qua những kỹ năng soạn thảo văn bản được tiết lộ bên trên, bạn đã trang bị được những kinh nghiệm cho quá trình làm việc của mình chưa nào? Soạn thảo văn bản tuy chỉ là một thao tác đơn giản nhưng bạn phải tích lũy thêm những kỹ năng này để giúp văn bản thêm phần thu hút.